REGULAMENTUL

PRIVIND ORGANIZAREA ŞI FUNCŢIONAREA

SECȚIEI INFORMARE, TRANSPARENȚĂ ȘI RELAŢII CU PUBLICUL

I. DISPOZIŢII GENERALE

1. Prezentul Regulament stabileşte obiectul de activitate, sarcinile și atribuţiile de bază, responsabilitățile și modul de organizare a activității Secției informare, transparență și relaţii cu publicul (în continuare Secție) care asigură comunicarea și informarea publicului despre activitatea Autorităţii executive a Consiliului raional.
2. Secția se conduce în activitatea sa de Constituţia Republicii Moldova, convenţiile internaţionale la care Republica Moldova este parte, Legea administraţiei publice locale, Legea cu privire la petiţionare, Legea presei, Legea cu privire la accesul la informaţie, Legea privind transparența decizională şi alte acte legislative, decizii ale Consiliului raional, dispoziţiile şi indicaţiile Preşedintelui raionului,  Regulamentul de activitate al Consiliului raional, precum şi de prezentul Regulament.
3. Secția este compartimentul prin care Autoritatea executivă a Consiliului raional se deschide către opinia publică: societatea civilă, jurnalişti sau simpli cetăţeni.
4. Secția îşi desfăşoară activitatea sa în baza principiului legalităţii, transparenței, echităţii sociale şi respectării personalităţii, colaborării cu cetăţenii, formaţiunile obşteşti, instituţiile mass-media, asigurării publicităţii cu păstrarea secretului de serviciu şi de stat, îmbinării colegialităţii cu responsabilitatea personală.
5. Secția îşi desfăşoară activitatea în colaborare cu direcţiile, secţiile şi serviciile din subordinea Autorităţii executive a Consiliului raional.
6. Secția este condusă de şef, numit şi eliberat din funcţie de către preşedintele raionului, în condiţiile legislaţiei în vigoare.

II. ROLUL, SARCINILE DE BAZĂ, ATRIBUŢIILE, RESPONSABILITĂŢILE ŞI ÎMPUTERNICIRILE SECȚIEI

1. Rolul

Secția are rolul să asigure transparenţa activităţii și să promoveze imaginea Consiliului raional; să informeze echidistant şi competent opinia publică despre activităţile curente, inclusiv despre problemele existente, căile de soluţionare a acestora, rezultatele obţinute şi perspectivele de dezvoltare a instituţiei; să fie veriga de legătură cu reprezentaţii mass-media; să ofere informaţii cu privire la activitatea de bază, comentarii cu privire la problemele de stringentă actualitate; să ia poziţie în numele instituţiei pentru salvarea reputaţiei acesteia; să ia atitudine, competent şi profesionist, faţă de solicitările cetăţenilor şi persoanelor oficiale, în domeniile ce ţin de politica de comunicare a Autorităţii executive.

2. Sarcinile de bază

Sarcinile de bază ale Secției informare, transparență și relaţii cu publicul se axează pe asigurarea activităţii eficiente a Consiliului raional Dubăsari, asigurarea comunicării Autorității executive cu publicul larg, reprezentații societății civile și cu mijloacele de informare în masă, asigurarea transparenţei, în vederea informării operative, veridice și complete a societății descpre activitatea autorității, prin:

•     asigurarea transparenței în activitatea Autorităţii executive a Consiliului raional şi a subdiviziunilor sale, prin informarea activă a asocietății privind domeniile de activitate a autorității, politicile publice inițiate, aprobate, lansate și realizate;
•     facilitarea accesului publicul larg la informația oficială din cadrul Consiliului raional;
•     realizarea politicilor, programelor naţionale şi raionale pentru realizarea unei transparenţe a procesului decizional şi executoriu la nivel raional.
•     asigurarea desfăşurării programului de audienţă a cetăţenilor, respectiv prin ţinerea evidenţei tuturor petiţiilor, adresărilor, cererilor adresate Preşedintelui raionului şi monitorizarea expedierii răspunsurilor în termenii stabiliţi de legislaţia în vigoare.
•     sistematizarea şi evidenţa tuturor documentelor parvenite pe numele Autorităţii executive.
•     asigurarea eficientă şi a unor condiţii optime de activitate a Preşedintelui raionului;
•     asigurarea comunicării şi legăturilor cu instituţiile internaţionale;
•     consultarea conducerii Consiliului raional privind iniţierea şi menţinerea bunelor relaţii cu societatea;
•     acordarea asistenţei metodologice şi consultative autorităţilor publice locale, pe problemele din competenţa sa;
•     monitorizarea presei și a opiniei publice pentru asigurarea cunoașterii atitudinii publicului privind inițiativele lansate de Consiliul raional;
•     asigurarea bunei funcționări a echipamentelor din dotare, elaborarea și întreținerea aplicațiilor software și bazelor de date.

    3. Atribuţiile

Secția informare, transparență și relaţii cu publicul exercită următoarele atribuţii:

1. asigurarea transparenței în activitatea Autorităţii executive a Consiliului raional şi a subdiviziunilor sale, prin informarea activă a asocietății privind domeniile de activitate a autorității, politicile publice inițiate, aprobate, lansate și realizate:

•     participă la activităţile conducerii Consiliului raional;
•     întocmește și difuzează comunicate și materiale de presă despre activitatea președintelui raionului și subdiviziunilor Consiliului raional, pentru buletinul informativ „Dubăsărenii”, pagina web a Consiliului raional (www.dubasari.md) şi alte publicaţii scrise și electronice;
•     asigură reflectarea evenimentelor cu participarea conducerii Consiliului raional în cadrul vizitelor în teritoriu şi peste hotare;
•     oferă suport informațional și consultativ reprezentanților mijloacelor de informare în masă privind specificul domeniului de activitate al instituției;
•     asigură actualizarea paginii web a Consiliului raional;
•     asigură facilitarea accesului la informaţia publică;

    2. facilitarea accesului publicul larg la informația oficială din cadrul Consiliului raional;

•     asigură publicarea informației privind Autoritatea executivă a Consiliului raional și domeniile de activitate a acesteia;
•     difuzează pentru publicul larg, în mod operativ, informația de interes public;
•     asigură respectarea dreptului de acces la informație în cadrul Consiliului raional și familiarizează angajații cu reglementările cadrului legislativ privind accesul la informație;
•     oferă asistență solicitanților, în baza cererilor la acces l ainformație, la identificarea și obținerea informațiilor și documentelor oficiale;

    3. realizarea politicilor, programelor naţionale şi raionale pentru realizarea unei transparenţe a procesului decizional şi executoriu la nivel raional.

•     identifică instrumentele potrivite şi disponibile pentru promovarea iniţiativelor şi politicilor Consiliului raional;
•     monitorizează reflectarea de către mass-media a iniţiativelor şi politicilor Consiliului raional şi iniţierea unor activităţi suplimentare în vederea asigurării atitudinii pozitive faţă de activitatea Consiliului raional;
•     pregătirea proiectelor de mesaje, discursurilor şi interviurilor preşedintelui raionului pentru a fi difuzate sau publicate;
•     planificarea şi coordonarea cu conducătorii subdiviziunilor Autorităţii executive a tematicii publicaţiilor şi acţiunilor de reflectare şi propagare a activităţii instituţiei, prin intermediul mass-media;
•     efectuarea zilnică a revistei presei şi aduce la cunoştinţa conducerii raionului cele mai relevante materiale publicate în mass-media şi difuzate la posturile de televiziune şi de radio despre activitatea secţiilor, direcţiilor şi subdiviziunilor Autorităţii executive a Consiliului raional;
•    dezvoltă parteneriate cu posturile de radio şi televiziune publice şi private, pentru realizarea unor emisiuni având ca tematică activitatea Consiliului raional;
•     acordă consultaţii referitoare la problemele ce ţin de activitatea Autorităţii executive a Consiliului raional şi a subdiviziunilor sale, ziariştilor şi altor oameni de creaţie;

   4. asigurarea desfăşurării programului de audienţă a cetăţenilor, respectiv prin ţinerea evidenţei tuturor petiţiilor, adresărilor, cererilor adresate Preşedintelui raionului şi monitorizarea expedierii răspunsurilor în termenii stabiliţi de legislaţia în vigoare:

•     organizează audienţa cetăţenilor, prin programarea în audienţă la Preşedintele raionului, înregistrează cetăţenii, urmăreşte răspunderea în termen legal la solicitările ridicate de cetăţeni;
•     efectuează  centralizat  primirea petiţiilor, adresărilor, cererilor, etc.;
•     organizează deplasarea în teritoriu a preşedintelui raionului şi audienţa cetăţenilor;
•     controlează şi monitorizează respectarea termenilor de prezentare a răspunsurilor la petiţii;
•     efectuează generalizarea trimestrială a lucrului cu petiţiile şi sesizările populaţiei;

    5. eficientizarea activităţii autorităţii publice prin implementarea politicii şi procedurilor moderne de lucru cu tot tipul de documente:

•     stabileşte un sistem unic şi complex de ţinere a lucrărilor de secretariat;
•     asigură examinarea, recepţionarea, înregistrarea şi transmiterea la destinaţie a corespondenţei de intrare şi expediere a corespondenţei de ieşire;
•     sistematizează şi duce evidenţa tuturor documentelor parvenite pe numele Autorităţii executive;
•     acordă asistenţă informaţională şi metodologică în domeniul secretariatului specialiştilor Consiliul raional;
•     aduce la cunoştinţă prescripţiile de întocmire şi perfectare a documentelor oficiale;
•     asigură evidenţa, perfectarea şi păstrarea mapelor definitivate cu predarea lor în arhiva Consiliului raional;
•     monitorizează respectarea cerinţelor Regulamentului şi Instrucţiunilor de ţinere a lucrărilor de secretariat;

   6. asigurarea condiţiilor optime şi eficiente de activitate a Preşedintelui raionului;

•     programează şi întocmeşte zilnic, săptămînal şi lunar programul de activitate al Preşedintelui raionului, consultînd în permanenţă cu Preşedintele privind derularea evenimentelor şi a posibilelor modificări;
•     consultă secţiile, direcţiile şi serviciile din subordinea Consiliului raional pentru întocmirea programului de lucru a preşedintelui raionului;
•     asistă preşedintele raionului la şedinţele şi întrunirile la care acesta participă şi monitorizează executarea indicaţiilor şi dispoziţiilor preşedintelui raionului;
•     coordonarea activităţii de comunicare a tuturor autorităţilor publice locale în scopul difuzării unor mesaje coerente şi concludente;

   7. asigurarea comunicării şi legăturilor cu instituţiile internaţionale;

•     duce evidenţa tuturor documentelor parvenite pe numele preşedintelui raionului din partea CALRCE;
•     efectuează traducerea din limba engleză şi invers a tuturor documentelor ce ţin de activitatea CALRCE;
•     perfectează în limba engleză adresările preşedintelui raionului pentru CALRCE;
•     planifică şi asigură primirea şi însoţirea delegaţiilor oficiale ce vin la Consiliul raional;

    8. consultarea conducerii Consiliului raional privind iniţierea şi menţinerea bunelor relaţii cu societatea;

•     monitorizează mass-media privind reflectarea activităţii Consiliului raional şi atitudinea publicului faţă de iniţiativele lansate de Autoritatea executivă;
•     informează şi consultă conducerea Consiliului raional despre atitudinea opiniei publice faţă de activitatea instituţiei;
•     participă la elaborarea discursurilor Preşedintelui raionului;
•     elaborează instrucţiuni privind stilul, normele şi principiile comportamentale ale funcţionarilor Consiliului raional: formule de politeţe, comportamentul în situaţii de criză, răspuns la telefon, etc.

   9.  acordarea asistenţei metodologice şi consultative subdiviziunilor şi autorităţilor publice locale, pe problemele din competenţa sa.

•     studiază şi implementează formele şi metodele de prevenire a apariţiei reclamaţiilor cetăţenilor;
•     oferă consultanţă altor subdiviziuni al Consiliului raional în ceea ce priveşte comunicarea;
•     întocmeşte şi asigură subdiviziunile Consiliului raional cu „pachetul de firmă”;
•     elaborează instrucţiuni privind stilul, normele şi principiile comportamentale ale funcţionarilor din cadrul Consiliului raional: formule de politeţe, răspunsul la telefon, comportamentul în situaţii de criză, etc

10. monitorizarea presei și a opiniei publice pentru asigurarea cunoașterii atitudinii publicului privind inițiativele lansate de Consiliul raional;

•     monitorizează publicațiile mass-media și informează conducerea asupra rezultatelor monitorizării privind aprecierea activității instituției de către publicul larg;
•     efectuează vizite de documentare în teritoriu, în vederea informării corecte a publicului despre activitatea Autorității executive al Consiliului raional.
•     asigurarea bunei funcționări a echipamentelor din dotare, elaborarea și întreținerea aplicațiilor software și bazelor de date.
•     asigură mentenanța echipamentelor prin respectarea instrucțiunilor de utilizare, raportarea la departamentul Service a eventualelor defecțiuni intervenite;
•     asigură bna funcționare a programelor instalate, menținerea configurației software;
•     deservește rețeaua locală a instituției;

    4. Responsabilităţile

Secția informare, transparență și relaţii cu publicul este responsabilă pentru:

•     asigurarea informării corecte a societăţii despre iniţiativele şi realizările Autorităţii executive a Consiliului raional;  
•     formarea şi menţinerea unei imagini pozitive a Autorităţii executive a Consiliului raional;
•     asigurarea accesului societății și a mijloacelor de informare în masă la informația cu caracter public din cadrul Autorităţii executive a Consiliului raional;
•     executarea acţiunilor incluse în planul de activitate, precum şi a indicaţiilor Autorităţii executive a Consiliului raional;
•     asigurarea desfăşurării eficiente a lucrului de examinare a petiţiilor şi de organizare a audienţei cetăţenilor la Preşedintele raionului;
•     gestionarea bazei de date a petiţiilor şi corespondenţei venite în adresa Consiliului raional;

   5. Împuternicirile

Secția are următoarele împuterniciri:

•     să solicite informaţii de la subdiviziunile Consiliului raional şi alte autorităţi publice locale pentru exercitarea atribuţiilor;
•     să beneficieze de asistenţă tehnică în scopul consolidării sistemului de comunicare a Consiliului raional şi a capacităţilor Secției;
•     să atenţioneze, în scris/verbal, subdiviziunile şi autorităţile competente asupra nerespectării termenelor de examinare a petiţiilor /altor scrisori;
•     să exercite alte drepturi conform legislaţiei;

III. ORGANIZAREA SECȚIEI INFORMARE, TRANSPARENȚĂ ȘI RELAŢII CU PUBLICUL

1.     Secția îşi desfăşoară activitatea sub conducerea nemijlocită a preşedintelui raionului.
2.     Conducerea nemijlocită a Secției este efectuată de un şef, care este numit în şi eliberat din funcţie de către preşedintele raionului, în condiţiile legislaţiei în vigoare.
3.     Şeful organizează activitatea Secției şi poartă răspundere personală pentru realizarea sarcinilor şi atribuţiilor ce decurg din prezentul Regulament şi fişei postului aprobate.
4.     Secția are următorii angajați funcționari publici:

    şef Secție informare, transparență și relaţii cu publicul – 1 unitate,
    specialist superior în relaţii cu publicul – 1 unitate,
    specialist principal în tehnologii informaționale – 1 unitate,

   5. Serviciul informare și transparență cu angajați fără statut de funcționari publici:

    șef serviciu – 1unitate,
    secretar dactilograf – 1 unitate,
    redactor principal – 1 unitate,
    administrator superior baze de date -1 unitate,
    programator principal – 1 unitate.

   6.  Angajații Secției informare, transparență și relații cu publicul care îşi desfăşoară activitatea în conformitate cu prezentul regulament şi fişelor postului aprobate.
   7.  Personalul Secției este angajat în și eliberat din funcție de către președintele raionului, în condițiile legislației în vigoare.
   8.  Șeful Secției activează sub autoritatea nemijlocită a președintelui raionului și este responsabil pentru:

•     stabilirea atribuțiilor de funcție ale colaboratorilor Secției;
•     planificarea activității Secției și stabilirea termenilor de realizare a activităților preconizate;
•     delegarea responsabilităților și împuternicirilor colaboratorilor Secției;
•     monitorizarea stării de lucruri în Secție, identificînd problemele existente și determinînd modalitățile de soluționare a lor, mediind situațiile conflictuale eventuale;
•     coordonarea, evaluarea și analiza activității colaboratorilor Secției;
•     contribuirea la sporirea competenței profesionale a colaboratorilor;
•     formularea propunerilor președintelui raionului privind modificările în atribuțiile, structura și personalul scriptic al Secției;
•     participarea și reprezentarea Secției la ședințele cu președintelui raionului, în cadrul cărora se examinează chestiuni referitoare l adomeniul de competență;
•     organizarea în modul stabilit a predării dosarelor Secției în arhiva raională.

   9. Dreptul de semnătură a actelor perfectate de Secție îl are şeful acestuia.
   10. Lucrările de secretariat se ţin în conformitate cu prevederile cadrului normativ şi Instrucţiunea privind ţinerea lucrărilor de secretariat.
   11. Documentele se înregistrează conform Nomenclatorului aprobat al dosarelor.

IV. DISPOZIŢII FINALE

1.     Secția colaborează direct cu subdiviziunile Consiliului raional, cu alte autorităţi publice şi instituţii, cu mass-media, cu societatea civilă, cu parteneri de dezvoltare şi sociali în chestiuni de ţin de domeniul său de activitate.
2.     Secția este asigurată cu birouri, dotate cu calculatoare conectate l arețeaua Internet, legătură telefonică, fax, e-mail, tehnică de multiplicare, articole de papetărie, aparatură foto, video.
3.     Autoritatea executivă asigură abonarea la publicațiile periodice din țară și de peste hotare, pentru buna desfășurare a activității Secției.
4.     Prezentul Regulament poate fi modificat, reieşind din prevederile legale sau deciziile Consiliului raional prin emiterea dispoziţiei Preşedintelui raionului.
5.     Personalul Secției poartă răspundere disciplinară conform prevederilor legale pentru acţiunile sau inacţiunile sale ce au adus prejudiciu material sau au ştirbit din imaginea publică a Consiliului raional Dubăsari.
6.     Angajaţii Secției pot beneficia pentru succesele şi performanţele profesionale de aprecieri, menţiuni, sporuri la salariu.